DPO Vs Privacy Officer: ruoli, responsabilità e differenze

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Privacy Officer, Data Protection Officer, titolare e responsabile, sono parole ormai di uso quotidiano nelle realtà aziendali e nelle funzioni compliance. In un mondo orientato sempre più alla digitalizzazione, l’importanza di figure che si occupino della tutela e gestione di dati personali è ormai un dato fattuale. La vostra industry, pertanto, quanto e come si è adeguata al GDPR? Sono stati assegnati ruoli e responsabilità per trattare di queste tematiche? Privacy Officer e DPO sono la stessa persona o stessa funzione?

È innegabile come la protezione dei diritti della personalità abbia fortemente impegnato, almeno negli ultimi 70 anni, i Legislatori nazionali ed internazionali. Questo percorso parte dalle fonti internazionali del secondo dopoguerra, in particolare all’art.12 della Dichiarazione universale dei diritti dell’uomo del 1948, fino ad arrivare in Italia all’emanazione del c.d. Codice della Privacy, atto normativo che introduce un’Autorità Garante della protezione dei dati personali, in concomitanza con la crescente attenzione all’incidenza delle nuove tecnologie nella vita di tutti i giorni, già nei primi anni 2000. Il costante processo di evoluzione digitale infatti ha comportato la nascita di nuove forme di aggressione ai diritti della personalità rendendo obsoleto il sistema di tutela europeo e, a cascata, italiano.  Per questo, il 27 aprile 2016, l’Unione Europea, ha adottato il General Data Protection Regulation, universalmente conosciuto come GDPR. In ambito aziendale risulta essere fondamentale il contributo di due figure specializzate per garantire che si raggiunga la necessaria compliance aziendale GDPR. Se si parla di professionisti della data protection, ci si deve soffermare su quelle che oggi risultano essere le figure che maggiormente si stanno imponendo nel mercato quali Privacy Officer e DPO. Quest’ultimi sono accomunati da una conoscenza delle logiche fondamentali legate all’organizzazione e ai suoi processi, nonché ulteriori conoscenze e competenze in ambito legale, informatico e gestionale, ma risultano differenziarsi per ruoli e responsabilità.

Il ruolo del Privacy Officer è gestionale; offrire ai propri vertici aziendali una consulenza strategica per progettare, verificare e mantenere un sistema organizzato di gestione dei dati personali all’interno di un’organizzazione affinché questi siano trattati nel rispetto delle normative vigenti, interfacciandosi con tutte le funzioni presenti in azienda. Possiamo definire quindi questa come un’attività di “assessment”, fase preliminare della procedura di adeguamento al GDPR. Una volta mappati ed implementati i processi organizzativi lo stesso si occupa anche di svolgere compiti di monitoraggio di procedure e regolamenti, assistenza per il Titolare del trattamento nel valutare e registrare eventuali data breach per la notifica alle Autorità competenti, ma anche di formazione, aggiornamento del personale dipendente circa gli adempimenti derivanti dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, supporto e consulenza ai referenti individuati in ogni funzione/ dipartimento per qualsiasi questione relativa alla normativa in materia di protezione dei dati personali, infine attività periodica di audit sul sistema di gestione degli adempimenti anche con il supporto della funzione Internal Audit.

Riguardo invece al DPO o Data Protection Officer risulta essere una figura più “istituzionalizzata” a livello normativo, prevista dal GDPR all’art.37 ss., non sempre obbligatoria è la sua designazione. Le prerogative del DPO sono: autonomia, indipendenza e assenza di conflitto d’interessi. L’art. 39 GDPR prevede in capo allo stesso una funzione di assistenza e sorveglianza al titolare del trattamento o al responsabile del trattamento nel controllo del rispetto del Regolamento. Il professionista si occupa di informare, aggiornare e fornire consulenza ai responsabili dell’organizzazione in tema di privacy, ma anche educare tutti i dipendenti riguardo gli obblighi normativi privacy. In aggiunta vigila sull’osservanza del regolamento e altre normative in tema privacy, inoltre fornisce, se richiesto, al titolare del trattamento un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati. È una figura che collabora a stretto contatto con le autorità di controllo, giovando così all’organizzazione per il rispetto dell’obbligo di collaborazione di cui all’art. 31 GDPR, facilitando l’accesso ai documenti e alle informazioni necessarie durante l’espletamento dei poteri di indagine, correttivi, autorizzativi e consultivi.

In altre parole, il DPO risulta essere il collante, il punto di contatto tra l’organizzazione e le autorità di controllo. È imprescindibile, inoltre, che il DPO venga coinvolto tempestivamente in tutte le attività riguardanti la protezione dei dati personali e gli siano fornite a tal fine le risorse umane, tecnologiche e finanziarie necessarie all’adempimento dei propri compiti. Anche il DPO, come il Privacy Officer, può operare come dipendente, o sulla base di un contratto di servizi, ma a differenziarli è la necessità che il DPO svolga compiti e funzioni in maniera indipendente ovvero senza ricevere istruzioni sull’esecuzione di compiti, modalità di accertamento circa un reclamo o possibili valutazioni sulla consultazione di autorità di controllo. È inoltre importante osservare che tipicamente il ruolo del DPO “interno” non può essere ricoperto da responsabili di funzioni o dipartimenti che per loro natura effettuano trattamenti di dati personali (e.g. Marketing, HR, etc.).

In conclusione, non si può negare, in un mondo orientato sempre più alla digitalizzazione, l’importanza di figure che si occupino della tutela e gestione di dati personali. La vostra industry, pertanto, quanto e come si è adeguata al GDPR? Sono stati assegnati ruoli e responsabilità per trattare di queste tematiche? Privacy Officer e DPO sono la stessa persona o stessa funzione?

 

GIORGIO TOTIS

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Privacy Officer, Data Protection Officer, titolare e responsabile, sono parole ormai di uso quotidiano nelle realtà aziendali e nelle funzioni compliance. In un mondo orientato sempre più alla digitalizzazione, l’importanza di figure che si occupino della tutela e gestione di dati personali è ormai un dato fattuale. La vostra industry, pertanto, quanto e come si è adeguata al GDPR? Sono stati assegnati ruoli e responsabilità per trattare di queste tematiche? Privacy Officer e DPO sono la stessa persona o stessa funzione?

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